استقبال الاتصالات الهاتفية

1. أعداد دليل يضم هواتف وعناوين وايميلات السادة العمداء ورئيس الجامعة والمساعدين

2. استقبال الاتصالات الهاتفية الواردة للمكتب وتدوين موعد المقابلات والعناوين

3. اجراء الاتصالات المطلوبة للسيد العميد

 أعداد المراسلات

1. إجابة الكتب الواردة إلى المكتب السيد العميد  

2. تحرير المذكرات الداخلية ونقل التوجيهات حسب توجيه السيد العميد

3. تصميم النماذج المطلوبة للعمل

تنظيم مواعيد السيد العميد

1. اعداد نموذج خاص للمقابلات يذكر فيه الاسم والعنوان ورقم الهاتف والموضوع المراد طرحه على السيد العميد وراي السيد العميد والجهة التي يرسل لها الطلب على ان يسجل في سجل خاص يوحد شهريا لإرساله إلى الجهات  ذات العلاقة                   

2. تنظيم المقابلات للضيوف                                 

3. اتخاذ الإجراءات  المناسبة حسب الغرض من الزيارة وحسب الأهمية

مسؤول مكتب السيد العميد

المهام 

1. أعداد  سجل خاص للدعوات للمشاركة في بعض فعاليات الكلية بالتنسيق مع شعب الكلية ولا سيما التغطية الإعلامية 

2. تدوين كافة تواريخ  المؤتمرات والندوات وورش العمل فضلا عن الزيارات الميدانية للسيد العميد كونها تمثل نشاط مهم يوشر في البحث والتطوير

3. تجهيز قاعة الاجتماع واستقبال المشاركين في الاجتماعات التي يقيمها

4. تدوين الملاحظات ان وجدت

5. العمل على توثيق ما ورد إعلاميا ليرسل حسب التوجيه سواء نشره على موقع الكلية أو موقع الجامعة

6. العمل على التحديث المستمر للسيرة الذاتية للسيد العميد وادخال المتغيرات ان وجدت

7. ادخال اسماء غيابات الطلبة الخاصة بمحاضرات السيد العميد في برنامج الإدارة الألكترونية